Данный Меморандум разработан на основе Декларации АКМА, созданной в 2016 году и подписанной всеми членами Ассоциации. Меморандум АКМА определяет правила проведения тендеров по следующим Стандартам.


Стандарты проведения тендеров в области креатива, брендинга и дизайна

Объявление тендера. Объявляя тендер и приглашая агентства к участию, заказчик должен отдавать себе отчет, что неизбежно претендует на ценные человеческие ресурсы и уникальные знания экономических субъектов, при этом он сам рискует репутацией компании, которую представляет, потерей времени и неудовлетворительным результатом. В связи с этим, мы рекомендуем: в тендерный процесс должны быть вовлечены только ответственные лица, реально участвующие в выборе рекламного агентства/решения. Тендерная разработка должна опираться на заявленный маркетинговый бюджет. Это гарантирует преемственность постановки задачи с оценкой результата, исключит случаи «холостых» тендеров, которые осуществляются по личной инициативе работника компании и не подкреплены ни маркетинговым бюджетом, ни волей руководства.

Отбор участников. Претенденты выбираются заказчиком по следующим параметрам – профессионализм агентства, специализация агентства, репутация на рынке, признание в индустрии, позиции в рейтинге креативности АКМА, квалификация специалистов, знание рынка и понимание бизнеса клиента, портфолио работ, наличие профессиональных наград. Рекомендуемое количество участников от 5 до 7.

Создание тендерной комиссии. В составе комиссии должны быть включены лица, наделённые полномочиями от руководства заказчика в выборе рекламного агентства, участникам комитета делегированы полномочия для принятия решений и выбора лучшего предложения. Состав комиссии должен ознакомиться с тендерным заданием и пакетом документов потенциальным участникам. Весь пакет документов должен быть утверждён руководством заказчика.

Проведение тендера. Мы готовы к честной, открытой конкурсной борьбе по понятным правилам, потому что в стратегической перспективе – это не только этически правильно для лидеров рынка, но и экономически выгодно: участие становится прогнозируемым, а значит – управляемым. Поэтому мы настоятельно рекомендуем:

• Оглашать список участников тендера. В крайнем случае – предоставлять количество участников, тип агентств, страновой состав, а также значимую аргументацию по каким причинам названия участников засекречены;
• Предоставлять четкие критерии выбора агентства/решения-победителя. По возможности – знакомить участников с оценочным листом с указанием веса каждого критерия;
• Предоставлять равные условия для всех участников:

Одинаковая исходная информация
Равное время на разработку и предоставление решений;
Равный доступ к дебрифингу, обратной связи, комментариям (ответы на вопросы агентств должны быть письменно дублированы всем участникам тендера);
Информирование о любых изменениях в задаче после брифинга;
Оповещение всех участников об итогах тендера в указанный срок.

Зачастую участникам тендера не сообщают его основную цель, что приводит к неблагоприятным результатам для обеих сторон. Поэтому заказчику следует указывать, проводится ли тендер для поиска оптимального решения конкретной маркетинговой задачи, либо ставит своей целью выбор партнерского агентства, а поставленная творческая задача является тестовой.

Мы призываем бережливо и разумно относиться к ресурсам друг друга, особенно когда это только улучшает общий результат. В связи с этим, мы предлагаем проводить отбор максимум в три этапа, не привлекая к трудоемким задачам изначально агентства несоответствующие критериям тендера:

Этап 1. Брифование пула (5-7) агентств, предварительно выбранных по специализации, рейтингам креативности АКМА, портфолио и другим критериям. Предварительная встреча (при необходимости) с представителями агентств для получения информации непосредственно из первоисточника. Презентации агентств в очной форме или путем отправки заказчику.

Этап 2. Сравнение финансовых и организационных условий сотрудничества на основе базовых коммерческих предложений, подготовленных агентствами после брифинга.

Этап 3. Заключение Тендерного договора на решение конкретной коммуникационной задачи (3-4 агентства). По итогам первых двух этапов определяется пул 3-4 агентств для прохождения в третий этап. Заказчик уведомляет всех участников о выборе претендентов в официальном уведомлении. Вся информация об участниках конкурса находится в открытом доступе.

Тендерный договор. Поскольку творческие разработки не только отвлекают значительные ресурсы, но и создают объекты авторского права, мы настаиваем на серьезных, юридически значимых договорных отношениях со всеми участниками тендера. Поэтому на третьем этапе тендера предполагается подписание Тендерного Договора (шаблон такого договора разработан АКМА и будет предоставлен всем заинтересованным компаниям).

Для привыкания участников рынка к новым Стандартам проведения тендеров предлагается наличие переходного перехода с 15.05.2019г. по 14.09.2019 г., когда разработка на третьем этапе тендера может проходить на безвозмездной основе. С 15.09.2019 года агентства, вышедшие в третий этап тендера, уведомляют заказчика об обязательной частичной компенсации затрат при участии в тендере, о чем заключается Тендерный Договор. Компенсация затрат демонстрирует серьезность подхода к тендеру и стимулирует работу агентства. Сумма компенсации одинакова для всех участников тендера. Сумма компенсации зависит от глубины выполнения тендера и может колебаться от 1000 до 5000 рублей (сумма может быть увеличена по решению сторон).

Данная позиция обусловлена тем, что Агентство на этапе подготовки тендеров несёт определённые расходы. Разработка креативной концепции, коммуникационной стратегии являются на практике наиболее интеллектуально незащищенной частью работы, хотя требуют серьезных трудозатрат, как творческого персонала, так и команды клиентского сервиса.

В случае изменения условий или отказа от проведения тендера, заказчик обязан оплатить выполненные работы. Тендерный договор также регулирует вопросы неразглашения коммерческих условий заказчика и подрядчика, а также регулирует отношения по поводу авторских прав.

В свою очередь, компании-участники юридически обязуются предоставить творческие разработки, отвечающие требованиям заказчика, и передавать право на их использование согласно договору.

Результаты тендера. Заказчик в течение 10 дней после подведения итогов тендера информирует о результатах тендера всех его участников.

АКМА предлагает агентствам и клиентам придерживаться правил добросовестной конкуренции и сделать первый шаг по саморегулированию рынка и приглашает подписать данный Меморандум все агентства вне зависимости от членства в индустриальных ассоциациях, а также представителей заказчиков и придерживаться его правил.

АКМА обязуется проводить регулярный мониторинг соблюдения условия настоящего Меморандума как со стороны рекламодателей так и со стороны агентств и ставить в известность общественность об организаторах недобросовестных тендеров и их участниках, компаниях, которые принципиально не готовы присоединиться к Меморандуму а также об агентствах, не соблюдающих Стандарты проведения тендеров, изложенных в настоящем Меморандуме;

Компании, подписавшие настоящий Меморандум могут отказываться принимать участие в тендерах, правила проведения которых не соответствуют Меморандуму.

Настоящий Меморандум вступает в силу с 15.05.2019г. в режиме переходного периода. С 15.09.2019г. настоящий Меморандум вступает в силу в полноценном режиме, подразумевающем оплачиваемое участие в тендерах в области креатива, брендинга и дизайна.